【ATD22|學習技術】PowerPoint超神技巧來做更生動的簡報

PowerPoint作為最常應用的簡報軟體,是職場人的基本功,不僅能夠幫助你在會議溝通、企劃提案、公眾演講建立出屬於你的個人品牌,還能夠為你創造多元化的職涯路徑。



然而,製作簡報的初期,人們習慣把想要給大家看的訊息全部放到投影片上,譬如像是:一堆文字、一張密密麻麻的圖表,這不僅會讓聽者容易失焦。






如何製作出一份吸引人的簡報,讓聽眾對你的內容感到好奇?



ATD22講者Richard Goring分享幾個平時人們在做簡報常見的問題,並透過兩種模式「視覺圖表」及「動畫運用」的實際案例,提升我們在製作簡報及強化訊息處理的能力。




 ▌講者:Richard Goring

 ▌講題:Awesome PowerPoint Tricks for Effective Presentations










【一、文字簡報:破解滿滿窒息文字且枯燥單調的簡報】


一份有效的簡報,首先在於「精簡」,把各種資訊,精簡轉化為容易讓人們理解的內容。



要做到這一點,我們能從四個方向來設計:



I. 關鍵字:文字精簡化。

II. 區塊化:多運用方格、便利貼的模式呈現要表達的重點。

III. 圖示化:各項重點主題明確,搭配簡易圖片使用。

IV. 對比性:背景明亮且具視覺效果。




(圖一)



舉例,(圖一)經過以上幾點的建議,變成讓人吸睛的簡報(圖二),是不是看起來更棒了。

(圖二)



將文字運用區塊化,並以關鍵字來強調每個段落要呈現的重點,不只有利於讀者知道哪些重點,同時也運用視覺化的設計(色調、ICON)來加深記憶的連結。








【二、數據表格:訊息超多且複雜、令人難以抓到重點的表格】


製作簡報常見的第二種情境,來自「數據表格」的展示。數據表格的呈現上,你可以掌握2大技巧:



I. 色差強調:集中表格要表達的內容,其他表格資訊暫時虛化處理。

II. 劃重點區:多運用插入圖案中的”方格”,讓需要表達的資訊(或數據)顯示出來。




(圖三)



(圖三)經過以上兩點的改善,是不是讓人更清楚你想表達的表格數據了呢?(圖四)對閱讀者來說,可以立即知道整張數據表格,哪些資料是重點。


(圖四)








【三、圖示運用:多使用自由形狀的插圖功能,來做到更具視覺的圖片標籤表達】


簡報的呈現,除了「文字」、「表格」,第三種常見的呈現方式,就是以「插圖」來展示。



插圖的運用,包含了讓閱讀者帶入情境感,可以更具體知道講者要帶來的意境,與此同時,插圖的視覺化呈現,反而能更有利於讀者的記憶度。



因為視覺化的解讀,比起文字的效率還要高,人們會因為圖片產生共鳴,也會因為圖示知道,你想要引領人們走向哪裡。



以下(圖五)的範例圖示,你會知道這是在講解車的重點。

(圖五)



圖示的運用,是簡報者不可或缺的技巧,在選擇圖片的時候,要站在聽眾的角度來思考,這張圖片跟你所要講的內容是否有關連,以及這張圖示能不能讓聽眾一看到,就知道你講的內容方向。








【四、手機視覺:現在很多手機截圖,可以如何呈現在PPT上更具視覺化?】



由於現在很多人都會使用手機截圖,但通常手機截圖都是縱向的,可是PPT等內容都是橫向的,所以可以運用一些技巧讓手機截圖看起來更有價值。


(圖六)


I. 找一張使用手機的圖片示意圖。

II. 運用圖片格式中的”裁剪”功能,達到前後張PPT經過動畫的加入後變成手機真正在滑動的視覺感。



(圖六)就藉由手機圖示,來表達手機頁面的內容,用一種帶入生活的使用情境,從使用者角度來凸顯你要傳遞的訊息。








【五、講者問答】


*聽者Question:要如何加速製作PPT的時間?



*講師Answer:多利用及學習鍵盤快捷鍵、快速訪問工具欄之類的東西,來加快製作簡報的便利性(圖七,紅框框表示處),或者可以去我們經營的免付費bright carbon網站”brightcarbon.com”搜索”快速訪問工具欄”下載使用。


(圖七)



*聽者Question:請問講師分享的PPT有版本限制嗎?



*講師Answer:有的,基本上我現在演示的PPT技巧都是用微軟最新的Office365,但以上技巧如果大家的版本停留在Office2019以上的版本仍然可以適用,若是Office2016以下,就無法使用這麼多變形的技巧了,所以建議大家還是升級版本,或是來信告訴我您希望使用什麼樣的變形工具,團隊收到後可以寄一份範本讓您直接貼上使用。






今天以上幾點分享,希望可以激發各位的靈感,去嘗試不一樣的視覺簡報,或是上免付費bright carbon網站”brightcarbon.com”,會有更多不同的簡報資源讓各位使用,希望大家在這堂課都有所收穫。








【六、簡報的意義】


PPT一直以來都是職人必備的”技能”之一,簡報的好壞常會影響台下多數人對於”講者”的第一印象,所以講師Richard Goring希望大家可以讓PPT呈現的方式具吸睛與視覺感,讓大家注目在你的分享中,不僅僅只是在”做自己的簡報”,更要成為”大家都能懂你的簡報”。



透過今天這堂課的技巧分享,了解到更多PPT中隱藏的許多功能,或是原本在使用的功能其實有辦法”進階使用”,受益匪淺。






就好比旭聯科技,一直以來都在都在做全台灣最好的人力資源平台的提供廠商,為什麼能深得企業喜愛?因為我們不斷在做”能讓大家懂的事情”,化繁為簡,任何的制度及設計都要能夠讓大家”理解”,用起來才能更加得心應手。



非常喜歡Richard Goring的精彩分享,也感謝ATD及台灣ATD交流會帶領所有致力於人力資源發展的夥伴們戮力前行。
















ATD台灣交流會為分享世界級的ATD國際年會的趨勢及創新實務,特於2022年6月28日舉辦2022全球人力資本論壇~ATD 22 REVIEW,邀請國際菁英與參加年會的專家舉行分享。



本次論壇的主題是PEOPE, PERSECTIVES, POTENTIAL。精選ATD年會中的精彩內容,並以職場的分工,分場次進行: 職場學習經營及組織發展與變革,內容以實戰經驗,會議精華及實務應用為主。希冀透過本論壇,在疫情時代所面臨的諸多挑戰中,找出關鍵作法與策略建議。



【活動資訊】

  •  日期:2022年6月28日 星期二

  •  時間:8:00-17:00

  •  地點:行政院人事總處公務人力發展學院(台北市大安區新生南路三段30號)