【ATD22|領導管理】什麼樣的人是「高績效」領導者?

每個人無論是在工作中還是生活上,偶爾會有完全清晰的時刻,明確知道自己應該做什麼,如何解決事情,以及哪些任務的目標最重要。



但我們的大腦並不會長時間處於清晰狀態,因為人會在無意識中失去更多我們忽略掉的成本,關鍵在於如何控制好自己的日程安排,並做最重要的事情,說起來容易做起來難?



ATD22 邀請到世界領導力、時間管理、生產力的權威之一Rob Shallenberger從「時間為何不夠用?」到「如何規劃時間,創造高績效的產出?」讓你一步步設定出屬於你的時間管理模式。






 ▌講者:Rob Shallenberger

 ▌講題:Do What Matters Most: The #1 Time-Management and Productivity Solution








【一、高階管理者最常遇到的問題】


我們先思考一個問題:「我們為什麼要做最重要的事情?」



  原因在於:



      每個人的時間都是有限的。



實際到公司中,我們訪談不同公司,各階層的管理者,研究關於時間是否夠用的議題。



分別從108家公司和1260名管理層訪查,我們發現關於時間狀況,有幾項數據指標:



★ 68% of people feel like prioritizing their time is their challenge.

  68%的人認為「時間」是工作中最常遇到的挑戰。




★ 80% of people don`t have a process to prioritize their and do what matters most.

  80%的人沒有一套流程來確定他們的優先順序,以及缺少對「最重要事情」的判斷。




★ 84% of team members feel like they could be significantly more productive if they had a simple time-management process to prioritize their time.

  84% 的團隊夥伴認為,如果有一套簡單的時間管理流程,用來指引他們的時間,工作效率會顯著提高。







多數人認為「時間管理」的主要挑戰,來自對時間流程的掌握,如果有一套更有效的「時間管理流程」,能夠幫助管理者顯著提高工作效率。



我們除了探討現有管理者遇到的挑戰,同時也去分析,高績效者的時間管理者,與多數管理者之間的差異,主要來自有沒有把目標與個人願景連結:




★ 2% of people have a written personal vision.

  2% 的人有個人願景的書面計畫。




★ 10% of team members have written personal and professional goals and feel like they are competent at goal-setting.

  10% 的團隊夥伴,有規劃個人的職業目標,並且有能力來勝任目標。







從現狀的問題、需求再到解決方案,講者將這些狀況逐一分析,會發現人們對於時間的困境與疑惑,都是為了解決一個問題:




  「如何在相同的時間下,創造出更多的成果?」




要解決這些疑惑,就不只運用時間管理的工具,更是需要先從人們的「Habits(習慣)」來著手,再導入到時間管理的流程中。








【二、The Do What Matters Most Matrix,找出最重要的事情】


Rob Shallenberger運用「The Do What Matters Most Matrix」這套矩陣模型來解釋,高績效者都將注意力放在哪些事項,






這是德懷特‧艾森豪威爾最初開發出「艾森豪矩陣(Eisenhower Matrix)」,用來了解時間緊急性與責任重要度的關係,使人們將任務與行為分成四個象限。



Rob Shallenberger除了介紹矩陣的效益,更近一步指出,我們在每個象限中,主要以什麼樣的方式來處理。




【第一象限】Q1,DO IT:非常緊急且重要

如果你的客戶突然打電話跟你說,交貨時間需要延期,或是你與客戶聯繫的時候,通訊器突然故障。



當你需要迅速解決突發狀況,這屬於Q1問題。



這類事務的特性,就是「重要」並且您必須「立即」處理,未來在面對這方面的事情,則是以預防的做法來規劃,預先設想各種狀況下的解決方案。






【第二象限】Q2,FOCUS:重要不緊急

第二象限同樣重要,但是就不這麼緊急,因為他們不急迫,相較於給個人的壓力也就下降。



如果管理層能夠好好掌握,不但能創造高績效的成果,更為創造出由上而下的影響,激發團隊夥伴把目光與精力放在第二象限。








【第三象限】Q3,MANAGE:緊急但不重要

時間緊急,但是對我們來說不重要,最有效的做法就是將這類事情,通過「自動化」、「委派」來消除。



例如:當你要參加會議,你問自己,我為什麼要參加這場會議?這麼做的原因是什麼?經由反問來確認這件事的必要性。






【第四象限】Q4,ELIMINATE:不重要不緊急

這象限不會跟你的願景、目標相關,所以我們要想辦法去除,第四象限的事情。



經研究發現,能有效控制自己的日程,並將大部分時間花在Q2中的人,都是具備這三種高績效的習慣:



  1. Personal Vision (by role)制定個人願景的書面計畫

  2. Roles and Goals設定角色和目標

  3. Pre-WEEK Planning做週前計畫



一旦發現這個脈絡,我們就能夠依據這項規律來設計出達成的方式,我們將依序從這三項習慣,逐步來分享怎麼從習慣的角度來構建出屬於你時間管理流程。










【三、Personal Vision (by role)制定個人願景的書面計畫】


管理者幫助團隊夥伴提升能力,要先讓夥伴意識到,個人的目標意義與願景。具體的做法從兩個方向來提問:






  個人面:嘗試寫下你個人的角色有哪些?以及這些角色的願景是什麼?



  領導層:變革型領導者在組織轉變的時候,需要清楚知道引領組織轉型的目的、成果與願景,所以你的角色願景是什麼?以及你期望大家看到的願景,還有怎麼達到,這些細節的描寫都有助於你達到目的地。








Rob Shallenberger運用箭頭的方向來說明,如果每個箭頭都代表一個人,第一張圖你會看到每個箭頭的方向散亂,分別朝自己的目標前進,最終沒辦法形成一致的力量。



相反的,你看第二張圖片,會發現每個箭頭都朝著同樣的方向,雖然每一個點的力量很小,但是集中在一個方向出力,就會創造出超乎預期地成果。



這也回應一開始的論點:「為什麼只有2%的人有計劃願景?」






通常團隊沒有達到目標,是因為人們不知道如何去做,以及前進的地方是什麼樣子。



所以領導者對願景的描述需要有共鳴,能看得到畫面感,以及將眾人的力量整合在一起。



才有機會落實在每日、每週的規劃上引導著我們,與願景保持一致,並成為我們的行動指南。



願景的力量,是一種緩慢成長的過程,猶如樹的成長,從一開始的小樹芽,不斷成長成一棵大樹,塑鋼開始速度雖然緩辦,但是遇到後其會發現,這股力量已經在無形之中成為我們成長的靈魂。








【四、Roles and Goals 設定角色和目標】


Rob Shallenberger提到當你有一個明確的計畫目標,你完成事情的機率會增加90%。



然而,多數的情況是,只有 10% 的人,有明確的書面目標。







只有當目標愈具體,愈能確定我們達到目標的機會。




舉例來說:一項明確的目標,包含可衡量的指標,以及在什麼時間點完成。像是如何從每天17通的銷售電話,提升到34通的銷售電話,並產生240萬的銷售收入。



如果240萬是我們最重要的事情,這就需要擺放在第一位。結合最初在矩陣模型中提到,把注意力放在「第二象限」的事務上,通過預先計畫的習慣,提升我們在做事情上的成果。







你可以試著,把你在今年的角色和目標,通過下表來撰寫出來:



  個人的:
   身體:
   知識:
   情感:
   心靈:
  伴侶:
  家庭:
  職業工作:





Rob Shallenberger分享自己在2021年的設定範例,你可以從這份範例中去參照,擬定出屬於你的內容。



你在這段時間裡,只需要專注一、兩個具體目標是什麼,並且連結到特定角色,接著去設定衡量角色的成功指標。









【五、Pre-WEEK Planning做週前計畫】






我們回顧這次的內容,從一開始提到,2%的高績效管理者都有撰寫個人願景的習慣,並且落實在組織內,引領團隊創造高績效,這段過程讓我們把注意力放在第二象限中。



接著分別從個人的角色、願景、目標,依序撰寫出來,有了這些要素後,再來就是如何落實在日常的生活中。



Rob Shallenberger指出把目標落實在生活中,最好的方法是「週計畫」。這只需要四步驟,就能完成個人計畫的設定:


  

  第一步,周末計畫

  透入20-40分鐘思考,你的願景、目標和在哪天來落實。


  

  第二步,確認你的角色

  固定的時間段回顧,確認角色的願景和目標成果是否一致。


  

  第三步,與自己頭腦風暴

  構思每個角色的行動計劃前,都是在不斷發想「我能做什麼?」


  

  第四步,時間分配

  把行動安排到你的時間表。



這四步驟聽起來很簡單,實際要做到卻不容易,這需要有紀律,才能確保持續撰寫「週計畫」的習慣。







最後我們會在最右上角的欄位,寫下你在這一周,是否有按照週計畫來進行。



如果你有70-80%的成果產出,這都算是合理範圍,假如只有50%的達成率,需要思考哪方面安排過度。



連結一開始提到「重要緊急矩陣」,有哪些事情是「緊急不重要」對於這類事情外包,或是流程化,讓你在處理事情上更有效率。








上面分享的週計畫表格,你還可以使用Rob Shallenberge提到的商品,通過此連結DoWhatMattersMostApp.com來使用與設定自己的週計畫表。



總結我們這場演講中,以「The big three High-performance habits」提高績效的三個習慣:



  一、Personal Vision (by role)制定書面的個人願景

  二、Roles and Goals 設定角色和目標

  三、Pre-WEEK Planning做週前計劃



Rob Shallenberge從人們在使用這項產品後的數據分析,發現如果有達成這三項習慣,平均生產力會提高30%-50%。



更意味著,成為高績效,不只是工作上的成功,更能從家庭、個人、工作三方面取得的全面成功。






雖然這三種習慣聽起來很簡單,但事實上在工作場所中只有不到1%的人有養成此習慣。



培養這些習慣可以讓個人和專案方面帶來轉變,而這個轉變將會使自我有更好的領導力、更高的生產力。



時間管控的重要性,除了能減少不必要的時間浪費,還可提升自我做事效率。



經自我檢視後也發現,一天當中多半以Q1心態在執行每項事務,自己的執行力是有的,但也因為少了規劃、計畫,在執行過程中多少會遇到突發狀況,導致需要額外增加時間來排除。






依人資的角度檢視,在協助每個團隊或執行專案的過程,都需要經過事前計畫,且有不同面向需要評估思考。例如:當部門提出需求時,應該在執行之前設定目標、如何進行、中間需留意以及需預防的狀況,除了可以讓每項執行更有效率外,也可以不影響整個團隊的運作。




也如同演講者所說的,這三種習慣聽似簡單,落實執行是需要時間培養,自己也會學習調整,並嘗試做週前計畫,期望從中能感受到轉變後帶來的自我變化。

























ATD台灣交流會為分享世界級的ATD國際年會的趨勢及創新實務,特於2022年6月28日舉辦2022全球人力資本論壇~ATD 22 REVIEW,邀請國際菁英與參加年會的專家舉行分享。



本次論壇的主題是PEOPE, PERSECTIVES, POTENTIAL。精選ATD年會中的精彩內容,並以職場的分工,分場次進行: 職場學習經營及組織發展與變革,內容以實戰經驗,會議精華及實務應用為主。希冀透過本論壇,在疫情時代所面臨的諸多挑戰中,找出關鍵作法與策略建議。



【活動資訊】


  •  日期:2022年6月28日 星期二

  •  時間:8:00-17:00

  •  地點:行政院人事總處公務人力發展學院(台北市大安區新生南路三段30號)