每個人無論是在工作中還是生活上，偶爾會有完全清晰的時刻，明確知道自己應該做什麼，如何解決事情，以及哪些任務的目標最重要。
但我們的大腦並不會長時間處於清晰狀態，因為人會在無意識中失去更多我們忽略掉的成本，關鍵在於如何控制好自己的日程安排，並做最重要的事情，說起來容易做起來難？
ATD22 邀請到世界領導力、時間管理、生產力的權威之一Rob Shallenberger從「時間為何不夠用？」到「如何規劃時間，創造高績效的產出？」讓你一步步設定出屬於你的時間管理模式。
▌講者：Rob Shallenberger
▌講題：Do What Matters Most: The #1 Time-Management and Productivity Solution
【一、高階管理者最常遇到的問題】
我們先思考一個問題：「我們為什麼要做最重要的事情？」
原因在於：
每個人的時間都是有限的。
實際到公司中，我們訪談不同公司，各階層的管理者，研究關於時間是否夠用的議題。
分別從108家公司和1260名管理層訪查，我們發現關於時間狀況，有幾項數據指標：
★ 68% of people feel like prioritizing their time is their challenge.
68%的人認為「時間」是工作中最常遇到的挑戰。
★ 80% of people don`t have a process to prioritize their and do what matters most.
80%的人沒有一套流程來確定他們的優先順序，以及缺少對「最重要事情」的判斷。
★ 84% of team members feel like they could be significantly more productive if they had a simple time-management process to prioritize their time.
84% 的團隊夥伴認為，如果有一套簡單的時間管理流程，用來指引他們的時間，工作效率會顯著提高。
多數人認為「時間管理」的主要挑戰，來自對時間流程的掌握，如果有一套更有效的「時間管理流程」，能夠幫助管理者顯著提高工作效率。
我們除了探討現有管理者遇到的挑戰，同時也去分析，高績效者的時間管理者，與多數管理者之間的差異，主要來自有沒有把目標與個人願景連結：
★ 2% of people have a written personal vision.
2% 的人有個人願景的書面計畫。
★ 10% of team members have written personal and professional goals and feel like they are competent at goal-setting.
10% 的團隊夥伴，有規劃個人的職業目標，並且有能力來勝任目標。
從現狀的問題、需求再到解決方案，講者將這些狀況逐一分析，會發現人們對於時間的困境與疑惑，都是為了解決一個問題：
「如何在相同的時間下，創造出更多的成果？」
要解決這些疑惑，就不只運用時間管理的工具，更是需要先從人們的「Habits（習慣）」來著手，再導入到時間管理的流程中。
【二、The Do What Matters Most Matrix，找出最重要的事情】
Rob Shallenberger運用「The Do What Matters Most Matrix」這套矩陣模型來解釋，高績效者都將注意力放在哪些事項，
這是德懷特‧艾森豪威爾最初開發出「艾森豪矩陣（Eisenhower Matrix）」，用來了解時間緊急性與責任重要度的關係，使人們將任務與行為分成四個象限。
Rob Shallenberger除了介紹矩陣的效益，更近一步指出，我們在每個象限中，主要以什麼樣的方式來處理。
【第一象限】Q1，DO IT：非常緊急且重要
如果你的客戶突然打電話跟你說，交貨時間需要延期，或是你與客戶聯繫的時候，通訊器突然故障。
當你需要迅速解決突發狀況，這屬於Q1問題。
這類事務的特性，就是「重要」並且您必須「立即」處理，未來在面對這方面的事情，則是以預防的做法來規劃，預先設想各種狀況下的解決方案。
【第二象限】Q2，FOCUS：重要不緊急
第二象限同樣重要，但是就不這麼緊急，因為他們不急迫，相較於給個人的壓力也就下降。
如果管理層能夠好好掌握，不但能創造高績效的成果，更為創造出由上而下的影響，激發團隊夥伴把目光與精力放在第二象限。
【第三象限】Q3，MANAGE：緊急但不重要
時間緊急，但是對我們來說不重要，最有效的做法就是將這類事情，通過「自動化」、「委派」來消除。
例如：當你要參加會議，你問自己，我為什麼要參加這場會議？這麼做的原因是什麼？經由反問來確認這件事的必要性。
【第四象限】Q4，ELIMINATE：不重要不緊急
這象限不會跟你的願景、目標相關，所以我們要想辦法去除，第四象限的事情。
經研究發現，能有效控制自己的日程，並將大部分時間花在Q2中的人，都是具備這三種高績效的習慣：
1. Personal Vision （by role）制定個人願景的書面計畫
2. Roles and Goals設定角色和目標
3. Pre-WEEK Planning做週前計畫
一旦發現這個脈絡，我們就能夠依據這項規律來設計出達成的方式，我們將依序從這三項習慣，逐步來分享怎麼從習慣的角度來構建出屬於你時間管理流程。
【三、Personal Vision （by role）制定個人願景的書面計畫】
管理者幫助團隊夥伴提升能力，要先讓夥伴意識到，個人的目標意義與願景。具體的做法從兩個方向來提問：
個人面：嘗試寫下你個人的角色有哪些？以及這些角色的願景是什麼？
領導層：變革型領導者在組織轉變的時候，需要清楚知道引領組織轉型的目的、成果與願景，所以你的角色願景是什麼？以及你期望大家看到的願景，還有怎麼達到，這些細節的描寫都有助於你達到目的地。
Rob Shallenberger運用箭頭的方向來說明，如果每個箭頭都代表一個人，第一張圖你會看到每個箭頭的方向散亂，分別朝自己的目標前進，最終沒辦法形成一致的力量。
相反的，你看第二張圖片，會發現每個箭頭都朝著同樣的方向，雖然每一個點的力量很小，但是集中在一個方向出力，就會創造出超乎預期地成果。
這也回應一開始的論點：「為什麼只有2%的人有計劃願景？」
通常團隊沒有達到目標，是因為人們不知道如何去做，以及前進的地方是什麼樣子。
所以領導者對願景的描述需要有共鳴，能看得到畫面感，以及將眾人的力量整合在一起。
才有機會落實在每日、每週的規劃上引導著我們，與願景保持一致，並成為我們的行動指南。
願景的力量，是一種緩慢成長的過程，猶如樹的成長，從一開始的小樹芽，不斷成長成一棵大樹，塑鋼開始速度雖然緩辦，但是遇到後其會發現，這股力量已經在無形之中成為我們成長的靈魂。
【四、Roles and Goals 設定角色和目標】
Rob Shallenberger提到當你有一個明確的計畫目標，你完成事情的機率會增加90%。
然而，多數的情況是，只有 10% 的人，有明確的書面目標。
只有當目標愈具體，愈能確定我們達到目標的機會。
舉例來說：一項明確的目標，包含可衡量的指標，以及在什麼時間點完成。像是如何從每天17通的銷售電話，提升到34通的銷售電話，並產生240萬的銷售收入。
如果240萬是我們最重要的事情，這就需要擺放在第一位。結合最初在矩陣模型中提到，把注意力放在「第二象限」的事務上，通過預先計畫的習慣，提升我們在做事情上的成果。
你可以試著，把你在今年的角色和目標，通過下表來撰寫出來：
個人的：
身體：
知識：
情感：
心靈：
伴侶：
家庭：
職業工作：
Rob Shallenberger分享自己在2021年的設定範例，你可以從這份範例中去參照，擬定出屬於你的內容。
你在這段時間裡，只需要專注一、兩個具體目標是什麼，並且連結到特定角色，接著去設定衡量角色的成功指標。
【五、Pre-WEEK Planning做週前計畫】
我們回顧這次的內容，從一開始提到，2%的高績效管理者都有撰寫個人願景的習慣，並且落實在組織內，引領團隊創造高績效，這段過程讓我們把注意力放在第二象限中。
接著分別從個人的角色、願景、目標，依序撰寫出來，有了這些要素後，再來就是如何落實在日常的生活中。
Rob Shallenberger指出把目標落實在生活中，最好的方法是「週計畫」。這只需要四步驟，就能完成個人計畫的設定：
第一步，周末計畫
透入20-40分鐘思考，你的願景、目標和在哪天來落實。
第二步，確認你的角色
固定的時間段回顧，確認角色的願景和目標成果是否一致。
第三步，與自己頭腦風暴
構思每個角色的行動計劃前，都是在不斷發想「我能做什麼？」
第四步，時間分配
把行動安排到你的時間表。
這四步驟聽起來很簡單，實際要做到卻不容易，這需要有紀律，才能確保持續撰寫「週計畫」的習慣。
最後我們會在最右上角的欄位，寫下你在這一周，是否有按照週計畫來進行。
如果你有70-80%的成果產出，這都算是合理範圍，假如只有50%的達成率，需要思考哪方面安排過度。
連結一開始提到「重要緊急矩陣」，有哪些事情是「緊急不重要」對於這類事情外包，或是流程化，讓你在處理事情上更有效率。
上面分享的週計畫表格，你還可以使用Rob Shallenberge提到的商品，通過此連結DoWhatMattersMostApp.com來使用與設定自己的週計畫表。
總結我們這場演講中，以「The big three High-performance habits」提高績效的三個習慣：
一、Personal Vision （by role）制定書面的個人願景
二、Roles and Goals 設定角色和目標
三、Pre-WEEK Planning做週前計劃
Rob Shallenberge從人們在使用這項產品後的數據分析，發現如果有達成這三項習慣，平均生產力會提高30%-50%。
更意味著，成為高績效，不只是工作上的成功，更能從家庭、個人、工作三方面取得的全面成功。
雖然這三種習慣聽起來很簡單，但事實上在工作場所中只有不到1%的人有養成此習慣。
培養這些習慣可以讓個人和專案方面帶來轉變，而這個轉變將會使自我有更好的領導力、更高的生產力。
時間管控的重要性，除了能減少不必要的時間浪費，還可提升自我做事效率。
經自我檢視後也發現，一天當中多半以Q1心態在執行每項事務，自己的執行力是有的，但也因為少了規劃、計畫，在執行過程中多少會遇到突發狀況，導致需要額外增加時間來排除。
依人資的角度檢視，在協助每個團隊或執行專案的過程，都需要經過事前計畫，且有不同面向需要評估思考。例如：當部門提出需求時，應該在執行之前設定目標、如何進行、中間需留意以及需預防的狀況，除了可以讓每項執行更有效率外，也可以不影響整個團隊的運作。
也如同演講者所說的，這三種習慣聽似簡單，落實執行是需要時間培養，自己也會學習調整，並嘗試做週前計畫，期望從中能感受到轉變後帶來的自我變化。
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【活動資訊】
日期：2022年6月28日 星期二
時間：8:00-17:00
地點：行政院人事總處公務人力發展學院（台北市大安區新生南路三段30號）