人才管理專欄

您的企業導入的是完整的績效管理系統嗎?

組織目標銜接不完整  主管與員工績效不同調

對企業來說,績效考核作業是年度大事,透過績效考核與管理制度,不僅可以獎勵表現傑出的員工,也能確保企業達成營運績效,但是企業在進行績效評估時,經常會遇到「個人績效表現很好、部門績效表現不佳」的吊詭情況,也就是說,部門內的每一位員工皆已達成個人工作目標,但部門整體績效目標卻未達成。

究竟是什麼原因造成部門績效與個人績效間的落差呢?關鍵在於企業將組織目標往下展開至部門或個人的過程中,經常都是透過主管與部屬間口頭告知的溝通方式,導致績效管理作業產生以下盲點:
第一、總經理或高層主管無法掌握目標被執行的狀況及所屬負責人;
第二、員工設定目標時僅考慮到達成的難易,卻忽略了對特定組織目標承擔的責任。

理論而言,個人工作目標係由部門目標延伸而來,而部門目標又源於組織目標,部門員工的工作目標設定應該會等於或甚至超越部門目標。但實際上,受到各種人事變動的影響,例如:離職、轉調其他部門等,或是員工執行上的落差,導致組織目標無法如預期達成。面對上述常見的盲點,企業該如何消弭溝通落差,確保組織績效能有效達成?績效管理系統或許是個最佳解答。

妥善運用績效管理系統 確保目標執行無遺漏

企業進行績效管理制度的目的有兩種,一是策略性目的,透過績效管理過程達成組織目標、提高組織績效;第二是行政性目的,將績效評估結果作為員工獎懲的依據,根據員工在工作上的績效表現,給予升遷或是調薪。由此看來,一個好的績效管理系統應該要同時具備「落實組織目標」以及「進行績效評估」的能力。然而,許多企業卻僅著重於績效管理的行政性目的,而忽略了策略性目的,那辛苦導入的績效管理系統,將會流於單純節省HR行政作業和績效流程透明化的e化工具而已。其實,企業的管理階層若能更聰明的運用e化系統,有效的連結員工的工作績效與組織目標,讓組織朝著既定的目標成長,這才是導入績效管理系統的最大效益。

一個好的績效管理系統,其關鍵在於組織目標管理、主管/個人目標管理兩大功能特性的結合,前者屬於指標性的目標規劃(如:業績成長20%),後者則為達成目標的行動方案(如:參加展會、增加業務人力)。先就組織目標管理來看,高階管理者通常會在年末舉行策略會議,決定未來一年的營運目標及公司發展策略,為了確保這些目標的達成,目標必須向下展開至下層單位。在展開的過程中,高層可以指派負責執行目標的單位,及相對應的績效評估指標,以便日後追蹤與評估之用。為了簡化作業時間,績效管理系統應該具備檔案匯入的功能,以便將策略會議的會議紀錄整理成檔案,匯入至系統中,據此展開成各單位的工作目標。當組織目標確認後,後續就要進行目標的執行。處級單位在承接組織目標後,必須往下展開至部/課級單位,中階主管直接載入高層所交辦的工作目標,並納入自身的目標規劃,直接指派給轄下員工,確保目標執行不會有遺漏,同時,主管也可在此設定績效評估指標,作為日後績效考核的基礎。

過往,員工必須主動承接主管所給予的工作目標,如果員工忘了承接目標,主管也不會立即知曉,而是到了年中或年末進行績效考評時才會發現。為了解決這個問題,績效管理系統應該賦予主管更多的掌控權,不僅將自己的目標指定轄下執行,並能設定預期目標。同時在員工離職或調職等情況發生時,系統也會自動通知直屬主管,避免發生組織目標無人承接的情況。

對企業而言,如何強化對目標執行狀況的掌握度,有效降低無法落實目標的風險,是最重要的營運課題,因此,績效管理系統的定位不應只是幫企業進行員工的考績評核而已,更重要的是協助落實企業營運目標。透過績效管理系統,企業不僅能確保績效評估作業的效率與公正性,還能將組織目標往下層層展開至個人目標,同時,個人目標也能向上串連組織目標,藉由彼此的無縫銜接,確保組織目標執行的完整性,這才是企業導入績效管理系統的價值所在。

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