人才管理專欄

把用人成本與訓練費用變成投資! (Ⅰ)


公司每月支付員工薪水,員工同意交付青春,共同約定為雙方賺錢並互許增加價值;因為員工也在經營自己的「生命有限公司」,如果沒法從工作中成長進而貢獻智慧,用股票指數來形容就是每天多在薪資平盤線下低檔盤旋,那雙方的投資可就都成了負報酬!

公司辦訓練的目的是了「共識、聚力、獲利」,期望員工在面對工作或狀況時都做出正確的決定與行為,如果大家都做同樣的決定就是共識,大家都做同樣的動作就是聚力,力量展現在客戶上就是獲利的機會;若舉辦的訓練不能同時滿足這三個目標,對公司而言肯定是投資賠本了,對員工來說可能是時間的浪費,也可能是員工個人有收獲但工作上用不到,純屬對員工的「贈與」罷了。

公司將這兩大資源,員工將自己的青春歲月託付給HR,都是希望看到「預期未來的投資獲利」而不是「費用」!身為資源管理者的HR伙伴們還真的很傷腦筋!其實不難,照著下面的步驟走就會有一個比較完整的概念:

STEP 1
先確保雙方的投資維持在平盤之上:幫助員工第一次就把工作的基本動作做對做好,就會減少挫折及內部管理成本,薪資及青春投資線將會維持在平盤之上。

新任總務阿銘9點上班就發了一封錯誤的e-Mail給台北的同仁;
公司健行活動通知……時間訂於5月5日星期五上午……(5月5日應是星期六)

這個「失誤動作」引來連串的反應與關心,代價是捲入台北辦公室70位主管與同仁,1級主管向直屬主管反應工作要有品質,直屬主管找來當事人訓戒一番…,所有同仁浪費時間閱讀一封錯誤的資訊之後又花了10秒讀一封更正的信,總計花了98分鐘、830.8元新台幣的機會成本來因應;阿銘今天的「工作生命投資指數」因此在早盤開低一路下殺跌停,中場以後由於人事主管利用coaching技巧做出同理,將指數拉回到平盤,收盤前因主管與阿銘研商將這個過程經驗寫成SOP藉以提醒以後辦活動的人,終場以小紅作收。

發生步驟 時間 牽涉人 薪資成本x時間x人數 Mood指標/
加權
經驗
福利會主委請阿銘擬稿送出 5ms   3.8元/分×5msx2人 Kx1 38 新人不熟作業缺reference
發現日期錯誤副總「關切」直屬主管 3ms   16元/分x3msx2人 Ax2 192 上級提醒工作要有品質
發現錯誤副總關切「人資」主管 3ms   19元/分x3msx2人 Ax2 228 上級提醒要求仔細度
人資主管/直屬主管了解Why 3ms   10元/分x3msx2人 Ax2 120 主管coaching當事人
當事人向主管解釋 3ms   6.25元/分x3msx2人 Ax2 75 當事人做解釋
coaching &修改後重發 1ms   10元/分x2msx2人 Ax2 80 主管coaching當事人
修改後重發 2ms   2.3元/分x1msx2人 Ax2 9.2 當事人再做一次
70人被迫再一次收信閱讀(受支配) 10s 70同仁 3.8元/分x10/60x70人 Ax2 88.6 閱讀人被迫再讀一次
  98.3ms   830.8  



沮喪與挫折的心情讓阿銘在上午無法做出貢獻,甚至延燒到一整天,相關人等也都放下工作來因應或處理這個狀況,一個錯誤行為的「內耗管理成本」為830.8元而且是最低消費,相信在公司與職場中每天都在重演這樣類似的劇情,主管也被迫要每天要花相的時間來處理這些突發狀況;許多人的行為或決策,會不斷打斷或干擾原來一致或向上的力量,而組織越大,抵銷的力量越大,成本也越大,不做「系統處理」,830.8元會變成是永遠的「固定成本」。

工作的基本動作與要求來自於公司的文化「提高品質、服務客戶」,像家訓也像父母講的話:吃飯要把碗內飯粒吃完以示對食物的尊重…,員工不清楚就會踩到地雷;文化=「創辦人講的話+領導團隊的工作習慣+歷來成功的經驗」,這是公司生存與成功的DNA,HR經營用人與訓練投資最要重的根源與工作就是將這個DNA具體成火種源,傳承並內化到每一位員工。(註:變型金剛中的Cube被它感染到的不管他原來的形體是什麼,都會變成活跳跳)

從前面錯誤Mail的例子,HR不僅將這個教訓所得到的經驗納入「智慧資產平台」,只要新進人員名單一出爐或關鍵事件即將被觸發時,系統會依條件自動帶出完整的前人智慧與提醒注意事項,幫助新人早收成功、減少不必要try & error的生命浪費、減少情緒跌停及心理調適的時間、減少主管重覆投入在處理莫須有事件的時間、減少產生連鎖的管理成本與避免「準負債交易行為」的發生,公司自然能更持續朝目標同向的力量。

這個智慧每被點閱一次就計入相互的應收款830.8元,點閱人發給網路金幣以鼓勵並增強他做出正確的行為,當事人(阿銘)每次發給網路金幣以鼓勵他繼續update這項智慧,這是多贏的事例;最後,HR扮演資金經理人的績效,從平台的設計到投資效益都可以清楚的用數字來呈現。

【小P步】
  • 文化DNA=「創辦人的話+領導團隊的習慣+成功的經驗」=公司每天的心跳&競爭力
  • All Win的方程式=智慧+流程+顧客 = ROI
  • 人生快樂玩,快樂玩工作:「千金難買早知道,後悔沒有特效藥,吃虧教你變聰明,挫折讓您更成長。」;新解是:「知道不用千金買,沒有後悔的必要,聰明不要常吃虧,挫折成長不需要」
  • 快樂的員工,才有滿意的客戶!


本文作者:瑞庭/日盛金控人資部資深經理   (2012.06.27)


【下期預告】
STEP 2 再求雙方的投資持續有增值:幫助員工將工作及生活專長與文化火種源結合,設計可以發揮互相增值的舞台,讓薪資及青春投資線一路開高走高。
STEP 3  HR透過訓練投資讓個別智慧與火種源結合成集體智慧:智慧掛上營運流程成為全員皆業務的力量,再掛上客戶獲利鏈;加速價值的創造。
STEP 4  HR經營並持續投資集體智慧:讓智與經驗可隨時因應環境、科技與客戶的成長update,也在平時就在為雙方終生互相僱用與永續經營預做準備

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