人才管理專欄

有關工作說明書的幾個觀念的澄清(一)

【旭聯科技人力資源部首席顧問 /  蘭堉生】

「工作說明書」是人力資源管理的基本?

在人力資源的管理上常聽到一句話,「工作說明書」是人力資源管理的基本。做為一位專業的人力資源管理工作者,如果有人問你是否同意這句話,也就是問你是否同意「工作說明書是人力資源管理的基本」這樣的觀點?我想有很多人在回答前會深深的猶豫與困惑。

因為如果答案是「否」,你必需解釋「工作說明書」不重要的原因,那會真的很麻煩,因為你只能提出一些似是而非的理由。如果你的答案是「是」,那會更麻煩,

因為你要解釋為什麼工作說明書那麼重要,但是又為什麼在你的組織裡,似乎看不見它的存在。

 

「工作說明書」在組織裡是否有其必要性?

就是因為在許多的組織裡,我們面對一個事實:看不見工作說明書的存在,因此就有許多的說法,最常見的理由就是:組織的變動太快,工作說明書無法趕上外在環境的變動,所以工作說明書是沒有必要的。

這樣的說法,你同意嗎?我想從幾個方向提出對這樣觀點的質疑。組織的變動是因為必需因應外在環境的變動,而現代組織受外在環境變動衝擊的項目太多了,舉例來說:

一、 原物料上漲,組織各項費用也大幅上漲,所有各項費用預算都可能需要做必要的調整,公司是否取消了編製預算這個過程?
二、 外在競爭劇烈,公司產品或服務的銷售與推廣也受到衝擊,我們是否取消業績目標與業績計劃的編訂?
三、 外在環境變動快速,績效目標與KPI也必需隨之調整,我們是否停止績效目標與KPI的設定與機動調整?
四、 組織常隨外在環境的變動而變動,我們可能因為外環境變動過快而停止組織的調整嗎?我們可曾因為組織表的繪製太麻煩,而不再繪製組織表嗎?或停止組織的調整嗎?


上面所列所有事項,組織常會因應環境變動而隨時調整,一點都不敢疏乎或拖延調整的腳步;甚至於會要求所有各部門的主管與同仁,必須「預見」或「預測」外在環境的變動趨勢事先做好變動的準備。

所以,企圖用「外在環境變動過快、或組織結構變動過快」做為一個似是而非的理由,來推託工作說明書的不必要,從這個觀點是說不通的,至少必需從邏輯上找個更好的理由。

針對上列事項為何組織會心甘情願做立即變動,當然是因為那些資訊的重要性,組織一旦欠缺那些即時行動更新那些資訊,就會把組織陷入「盲目經營」的可怕境界,組織一定會採取即時而有效的行動更新資訊,不論花費多少的時間與人力都必需做到。所以,資訊(包括工作說明書這樣的資訊)是否需要更新,關鍵在它對組織的重要性與衝擊性。

問題的根本是,工作說明書所記載的資訊對人力資源專業工作者的重要性。也就是,我們自己是否認同「工作說明書」的重要性。如果我們自己都不能認同它的重要性,又如何說服他人來接受其重要性。

有人說,組織是由「人」所組成的,也有人說組織是「工作」組成的。你覺得呢?嚴謹地說,組織的成立與建構有其目的,也有發展的方向與目標。從這些目的、目標與方向,衍生出許多待完成的工作(task)。因為需要處理這些待完成的工作,組織聘用必要的員工,所以組織是先由工作的產生才有人員的聘用。如果組織從一開始便是由人所組成,完全不以工作為思考,那豈不是「因人設事」?

與「工作說明書」相關的人力資源管理問題

另一方面,其實人力資源管理中有許多問題的答案都在工作說明書之中。

一、 根據什麼樣的資格與條件進行招募與甄選?。
二、 對於現職員工或新進人員應該如何按步就班,有系統有計劃的提供相關訓練課程?
三、 員工在績效管理的過程中如何根據工作內容的重要性與優先順序(參考組織目標),設定相關KPI或工作目標?
四、 如何根據員工的貢獻與價值給予適當的薪資?


既然工作說明書是人力資源管理的根本,在實務上我們應該如何在組織內推動工作說明書?還有那些相關的基本觀念呢?我們下回再談。


作者Profile / 蘭堉生

旭聯科技人力資源部首席顧問。中央大學人力資源管理研究所碩士,曾任華晶科技人力資源副總、花旗銀行人力資源處協理;專長於主管面談選才技巧、員工問題處理、人力資源管理及薪資管理與獎勵制度等議題。

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