人才管理專欄

職能運用的瓶頸與突破(二)

【旭聯科技人力資源部首席顧問 蘭堉生】

職能評鑑如何與組織HR制度整合

職能評鑑結果的應用範圍相當廣泛,幾乎可以整合各種HR制度,以下我將針對每一種HR制度在整合職能評鑑時,可能面臨的問題逐一說明。

第一、招募甄選:在所有HR制度中,招募甄選是最容易與職能評鑑加以整合的一種,從許多企業的實務經驗來看,招募甄選在整合職能評鑑時,不僅實用性最高、效果也最明顯,唯一的限制就是無法執行360度評鑑。這是因為招募甄選的對象通

常是外部人才,有資格擔任評鑑者角色的可能只有面試主考官,因此無法實施360度評鑑。不過,即便有這樣的限制,企業目前在應用職能評鑑結果時,仍舊以在招募遴選上的應用最多。

第二、績效考核:接下來是與績效考核制度的整合,目前績效管理有兩大發展趨勢,趨勢一是從策略伙伴角色的觀點出發,也就是將績效管理制度與組織在策略上的重大目標加以整合,而平衡計分卡是整合組織策略與組織績效目標上最重要的做法之一;趨勢二為強調量化與客觀衡量。

從職能與績效的因果關係來看、職能有其重要性。但績效考核的結果通常會影響員工的薪資與獎金。當360度的評鑑結果影響到員工薪資或獎金時,通常會造成許多無謂的紛擾。因此,績效與職能的整合需有更多面向的思考。

第三、教育訓練:第三點是與教育訓練的整合,這也是目前HR領域討論最熱烈的議題,讓我們從職能運用的瓶頸與突破(一)提到的冰山模型來看,冰山上的KSA可以透過教育訓練來培養,至於海平面下的特質、態度、價值觀與動機的改變,則應著重在如何啟發,若要使教育訓練的效益最大化,就必需考量職能冰山上層與下層的差異。

因此,HR應該思考的問題是,現有OJT、自我啟發、數位學習、實體課程等訓練方式,哪些可以有效提昇KSA?哪些可以啟發冰山下的特質、態度、價值觀與動機?數位學習該如何與冰山上層或下層做連結?當企業準備將職能評鑑結果應用至人才培訓時,這些都是非常重要的課題。

第四、接班人計劃:第四項要談的是接班人計劃,企業的接班人計劃通常有二個重點,一是接班人的人選及優先順序,二是培訓時間與提昇準備度的規劃。當職能評鑑結果出爐後,HR要做的就是進行職能落差分析,這邊的落差是指實際分數與公司預期分數之間的差距。

此時,企業可以針對員工所要接任的職位,運用教育訓練來提昇職能、拉近差距,在這個過程中,我們通常會遭遇兩個問題,第一是需要分析差距的大小,第二是員工要花多少時間才能達到公司對他的要求。換句話說,企業要同時考量落差,以及員工提升準備度所需要的時間,才能擬出一個完善的接班人計劃。

第五、生涯發展:生涯發展也是職能應用經常在探討的面向,由職能評鑑結果衍生而來的落差分析,對於員工未來的生涯或職涯發展來說,是一個相當重要的參考值,畢竟企業定義的職涯路徑有很多種,HR人員唯有根據員工所選擇的職涯路徑,再配合落差分析資訊規劃教育訓練課程,才能幫助員工順利踏上未來的職涯發展之路。

第六、職務輪調與代理:職能評鑑應用在職務輪調或職務代理制度時,背後具有很重要的意義,那就是經由實務挑戰來驗證培訓成果,這對接班人計劃來說特別重要,因為教育訓練只能用來提昇員工的知識、技術與能力,卻沒辦法展現培訓成效,只有當員工實際去擔任某一項職位時,才能知道他的績效表現好不好?也才能確定該名員工能不能符合組織的期待?倘若沒有經過職務輪調或職務代理,所有的績效都只是預測值,從另外一個角度來看,員工由實務獲得的經驗、歷練與挑戰,也是一個學習過程,在某種程度上我們可以將它歸類為OJT的一種。

有關職能評鑑的再思考

在瞭解職能與KSA的差異、及如何與HR制度整合後,最後,我們還要討論一些企業在導入職能評鑑時經常遇到的問題。

從職能冰山模型來看,冰山上的KSA強調專家評鑑與自我評鑑,至於冰山下則適合360°評鑑,但必需注意以下二個限制,第一、人與人間的熟悉度,評鑑者是否有機會去觀察被評者的行為表現;第二、單一評鑑人評鑑量過大的問題,這是實務應用上相當常見的問題,當評鑑量過大時,評鑑人對於評鑑工作將會感到吃力,進而影響評鑑結果的正確性。

許多人經常問「職能評鑑的結果是否可以直接應用在晉升?」我們可以這樣說,職能評鑑主要應用在發展而不是晉升,畢竟職能評鑑結果只是一個參考因子、不是絕對因子,必需透過實戰考驗、才能驗證績效,而組織的職務輪調、職務代理、儲備人員等制度,就是最好的實戰經驗。

最後,對於準備推動與應用職能的企業,我還有兩點建議,首先是推動前必需先思考如何應用的問題,評鑑結果將應用在那些領域?是做為訓練的參考?亦或發展的參考?訓練比較偏重在職能冰山上的部份,發展比較偏重在職能冰山下的部份;其次則是應用上的思考,如何有效提升KSA?如何協助個人自我啟發?一般來說,後者比前者更加重要,它對員工潛力的啟發更為直接。

總結來說,職能評鑑結果與HR制度整合的最終目標,還是希望在提昇員工個人績效的同時,讓組織績效也能同步成長。


作者Profile / 蘭堉生

旭聯科技人力資源部首席顧問。中央大學人力資源管理研究所碩士,曾任華晶科技人力資源副總、花旗銀行人力資源處協理;專長於主管面談選才技巧、員工問題處理、人力資源管理及薪資管理與獎勵制度等議題。

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